makalah menulis

I.         PENDAHULUAN

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya, (Nurdin. 2005:189). Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Sebagaimana yang kIta ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang  kita temui.    

Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”.

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa  sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.

II.      PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Surat dan Jenisnya

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga, surat perjanjian jual beli, surat sewa-menyewa rumah, surat dagang, dan surat resmi lainnya. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika, penggunaan bahasa, dan isinya, melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagar alat bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat.

 Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut:

1.           Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.

2.           Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

3.           Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.

4.           Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin, 1987:7). Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

5.           Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

2.2  Pengertian Surat Dinas dan Jenisnya

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.

Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

1.          Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,

2.          Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

1.      Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.

a) Identitas pemohon.

b) Isi permohonan.

c) Tujuan dan alasan memohon.

d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2.      Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a)        Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b)       Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c)        Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3.      Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b) data pribadi pihak vang diterangkan;

c) isi keterangan;

d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4.      Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

2.3  Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas

Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian surat tersebut terdiri atas:

a)    kepala surat

b)    tanggal

c)    nomor, lampiran, dan hal atau perihal

d)    alamat surat

e)    salam pembuka

f)     isi surat

g)    salam punutup

h)   pengirim surat

i)     tembusan

j)     inisial.

1.          Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas:

d)       nama instansi

e)        alamat lengkap

f)        nomor telepon

g)       nomor kotak pos

h)       alamat kawat

i)         lambang atau logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas.

Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

Contoh:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun

Jakarta 13220

Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564

Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN

JAKARTA 13220

KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

2.      Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.

3.      Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.

4.      Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.

5.      Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.

6.      Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.

Contoh:

 - Telepon: 489.655.8

-  Kotak Pos: 265.5

Seharusnya:

- Telepon 4896558

- Kotak Pos 2655

2.          Tanggal

Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung, selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.

a)  Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Agt, atau Nov.

b)  Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November,bukan Februari, Nopember.

c)  Contoh penulisan tanggal surat:

22 Maret 2003

3.          Nomor, Lampiran, dan Hal

Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.

Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Penulisan nomor dan kode surat yang benar:

- Nomor:110/U/PPHBI/2003

- Nomor: 110/U/PPHBI/2003

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi pula dengan angka. Misalnya:

- Nomor: 10.10.3.03.90 atau

- Nomor:10-10-3-03-90

Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.

Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:

- Lampiran: satu berkas

- Lam: Satu berkas

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

Penulisan yang dianjurkan:

- Hal: Permohonan tenaga pengajar

- Hal: Penyeragaman bentuk surat

4.          Alamat surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka.

Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut:

a)         penulisan nama penerima harus cermat dan langkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).

b)         Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c)         Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati.

d)        Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.

e)         Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.

f)                 Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.

g)         Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.

h)         Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi, tidak di tulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik atau tanda hubung.

i)                  Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sukoco

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen A

Jalan Sarlintan Raya 17

Jakarta

5.          Penulisan Salam

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.

Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut:

a)        Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).

b)        Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

c)        Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).

d)       Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:

- Salam sejahtera,

- Saudara...,

- Saudara...yang terhormat,

- Ibu...yang terhormat,

- Bapak...yang terhormat,

Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:

- Assalamuailaikum W.W.,

- Salam pramuka,

- Salam perjuangan,

- Merdeka,

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.

Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah:

- Dengan hormat,

- Salam sejahtera,

- Saudara Tuti yang terhormat,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut:

1.    huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.

2.    Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda baca apa-apa.

3.    Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah :

- Hormat saya,

- Hormat kami,

- Wasalam,

6.          Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

Contoh:

a.       Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa...

b.      Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu...

c.       Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.

d.      Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.

e.       Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.

Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut:

a.    Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986, No. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut.

b.    Surat anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

c.    Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989, No. 29/H/PU/1989, bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja.

Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf panutup:

a.         Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b.        Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

c.         Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.

d.        Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

7.           Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut:

a.       Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

b.      Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

c.       Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh: Drs. Doni Susanto,

Kepala Drs. Doni Susanto

NIP 130130130

8.          Tembusan Surat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan.

Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut:

a.         Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.

b.        Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.

c.         Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

d.        Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

e.         Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh: Tembusan:

Tembusan:

Kepala Bagian Perlengkapan            

1. Direktur Pemilihan Bahan

2. Kepala Bagian Perlengkapan

3. Dra. Sabaindah

9.          Inisial (Sandi)

Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

Contoh: - HA/SS

HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni

SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.

III.             PENUTUP

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Padang: Angkasa Raya.

Departemen Pendidikan Nasional. 2004. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir  Nasional. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan.

Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.

Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya

www.blogger.com

www.google.co.id

www.scribd.com

www.wikipedia.com

MENULIS SURAT DINAS

(Makalah)

Diajukan Sebagai Salah Satu Tugas Kelompok

                                             Mata Kuliah Menulis

Semester Genap

Dosen Pengampu : Dr. H. Dalman, M. Pd.

Disusun oleh

Kelompok XXIV

1.      Fifin Mudrikah                     10040032

2.      Umi Hamidah                        10040003

3.      Siti Endariyah                       10040025

Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia

Kelas :IV.A

 

SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

(STKIP) MUHAMMADIYAH PRINGSEWU LAMPUNG

2012

KATA PENGANTAR

Berkat rahmat Allah SWT dan karunia-Nya yang telah di limpahkan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini yaitu tentang Menulis Surat Dinas, makalah ini penulis susun untuk memenuhi mata kuliah Menulis.

Dalam penulis makalah ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1.      Bapak Drs. H. Dalman, M. Pd, selaku dosen pengampu mata kuliah Menulis.

2.      Teman-teman yang telah membantu kami menyelesaikan makalah ini.

Dalam penyusunan tugas ini penulis menyadari belum sempurna dan masih banyak kekurangan, oleh karena itu  kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun .

Semoga dengan selesainya pembuatan makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan semua pembaca.

Pringsewu,   April 2012

Penulis

Kelompok XXIV

	ii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................... i

KATA PENGANTAR................................................................................... ii

DAFTAR ISI................................................................................................. iii

I.         PENDAHULUAN................................................................................. 1

II.      PEMBAHASAN.................................................................................... 2

2.1  Pengertian Surat dan Jenisnya........................................................... 2

2.2  Pengertian Surat Dinas dan Jenisnya................................................ 3

2.3  Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas........................................ 6

III.   PENUTUP                                                                                               17

DAFTAR PUSTAKA

	iii